0120-280-050TRUST JAPAN ・ ベトナム企業調査
現地の記録を、そのまま渡しても、
日本の会議室では使えません。
報告書は、読む人が決まっている書類です。日本にいる方が読んで、社内で説明でき、次に何をするか判断できる形になっているかどうか。トラストジャパンは、そこまでを含めて報告書を作ります。
現地で確認したことをそのまま並べても、日本側では判断できません。時刻がベトナム時間なのか日本時間なのか。書かれている地名が、どういう性質の場所なのか。読む人にとって前提が共有されていない情報は、事実であっても材料になりません。
当社の報告書は、日本語で作成します。確認できた事実と、確認できなかったことを分けて記載します。この2つを混ぜないことが、報告書として最も重要な点だと考えています。
そして、結論は書きません。何が起きているかを決めるのは依頼者であり、当社の役割は、その判断ができる形に情報を整えるところまでです。
報告書の構成は、案件によって大きくは変えません。読む側が毎回同じ順序で追えるほうが、社内で回すときに扱いやすいためです。
| 項目 | 記載する内容 |
|---|---|
| 調査の目的と範囲 | 何を確かめるためのものか。着手前に取り決めた範囲を明記します |
| 実施した日時 | いつ、何時間、どの日に確認したか。ベトナム時間で統一し、日本との時差を添えます |
| 確認できた事実 | その場で確認できたことを、時系列で。場所は地区名と施設の種類を添えて記載します |
| 確認できなかったこと | 範囲に含めていたが確認に至らなかった項目と、その理由 |
| 写真・映像 | 記録できた場合に添付します。夜間や屋内、距離のある場所では、写るものに限りがあります |
| 時点の明記 | いつ時点の状態かを必ず記載します。会社も人も、状態は変わるためです |
ここが、当社の報告書でいちばん大事な部分です。確認できた事実だけを並べれば、報告書は立派に見えます。ただし読む側は、書かれていないことが「無かった」のか「確かめていない」のかを判断できません。
そのため当社は、範囲に含めていて確認に至らなかった項目を、理由とともに明記します。読み手が、どこまでが確かめられた話でどこからが未確認かを、線を引ける状態にしておくためです。
報告書に何を書かないかも、着手の前にお伝えしています。書かないことを決めておくほうが、報告書は使いやすくなります。
証拠力についてお尋ねいただくことがあります。何をもって足りるとするかは、その先どう使うかによって変わります。社内で処分を検討するのか、日本での手続きを想定するのか。着手の前に用途を伺い、それに合う形で記録します。逆に、用途が決まっていない段階でご相談いただいても構いません。その場合は、後からどちらにも使える形で整えます。
現地で記録したままの形と、日本で読める形は違います。当社が報告書を作るときに揃えているのは、次の点です。
すべてベトナム時間で統一し、日本との時差を冒頭に明記します。現地時間と日本時間が混ざった報告書は、時系列そのものが読めなくなります。日をまたぐ記録がある場合は、日付の変わり目も明示します。
現地の住所をそのまま書いても、日本の読み手には伝わりません。そこがどういう性質の場所なのかが分かるように書きます。地区名、最寄りの目印、施設の種類。事務所なのか、飲食店なのか、住宅なのか。地図上の点ではなく、状況として読める形にします。
ベトナム語の社名や人名は、原語の表記とカタカナを併記します。表記の揺れがあると、社内で照合するときに別の会社と取り違えます。金額が出てくる場合は、現地通貨での額をそのまま記載し、参考として日本円の目安を添えます。
読みやすさのために事実を丸めることはしません。分かりやすくするのは表記の形であって、内容ではありません。確認できた範囲が狭ければ、狭いまま報告します。
お渡しした報告書が、そのあとどう使われているか。実際にご相談をいただく範囲では、次のような場面が多くを占めます。
いずれの場合も、報告書がそのまま使える形であることを前提に作っています。要約を作り直したり、日付を突き合わせ直したりする手間がかからないようにしておく。受け取った方が最初にすることが「読むこと」であって「整えること」ではない状態を目指しています。
報告書は、そのまま日本での手続きの検討に使える形で整理してお渡しします。弁護士や法律事務所からのご依頼も受けています。
ご希望があれば、報告書の内容について口頭でご説明します。書面だけでは伝わりにくい部分や、確認できなかった理由については、直接お話ししたほうが早いことがあります。
読む人が判断できる形でなければ、記録した意味がありません。
実際の報告書は、依頼者と対象の方の情報がそのまま入っているため、他の方にお見せすることはありません。守秘の観点から、加工したサンプルもお出ししていません。かわりに、どういう項目が、どういう順序で、どの程度の粒度で書かれるかは、ご相談の際に口頭で具体的にご説明します。
法人のお客様向けの報告書は、日本語のみでお渡ししています。読む方が日本にいることを前提に、時刻の表記や場所の書き方を組み立てているためです。現地で使う必要がある場合は、どの部分をどう使うのかをお聞かせください。用途に応じて対応を検討します。
証拠として足りるかどうかは、手続きの種類と、その手続きを担当される方の判断によります。当社が保証できるものではありません。ただし、どういう用途を想定しているかを着手の前に伺えば、それに合う形で記録します。時刻の精度、場所の特定、記録の連続性のどれを重視するかが変わるためです。
確認した範囲によります。1日の行動確認であれば数ページ、複数日にわたる場合や照合項目が多い場合はそれ以上です。分量を増やすことが目的ではないため、確認できなかった項目まで含めて、必要なことだけを書きます。
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ID:tanteisoudan